Organización de un evento musical

¿Alguna vez has asistido a un evento musical? ¿Disfrutas de los conciertos, festivales y presentaciones en vivo? ¿Te has preguntado cómo es planificar, promover y producir un evento musical a gran escala?

Los eventos musicales son algunos de los más esperados del año. Ver y disfrutar de nuestros artistas favoritos es una experiencia que todos hemos vivido en algún momento. Pero saber planificar este tipo de eventos requiere una organización clara y creativa.

La industria del entretenimiento está reinventándose constantemente, sin embargo la presentación de eventos en vivo es uno de los pocos componentes vitales del sector. Desde asesoría de imagen os contamos los principales tips para la organización de un evento musical.

Presupuesto

El primer paso es establecer un presupuesto para el desarrollo del evento, pues esto determina en gran medida las decisiones que se podrán tomar. Es imprescindible tener este aspecto claro, ya que a partir de aquí podremos decir qué hacer.

Desde esta perspectiva es importante hacer un aproximado de cuantas personas asistirán al evento y el valor promedio de las entradas. El presupuesto nunca debe exceder las ganancias en pases, de lo contrario el evento terminará perdiendo dinero en lugar de generar ganancias.

¿Cuándo y dónde? 

El lugar y la fecha son muy importantes en la organización de cualquier evento. Lo primero que debes definir es el día y la hora en la que se realizará, los fines de semana suelen ser los mejores días para la realización de festivales o conciertos; sin embargo, dependerá del concepto y el público al que te diriges la clave para establecer cuándo llevar a cabo el evento.

Una vez definida la fecha el siguiente paso es elegir el lugar, en este caso deberás hacer un rastreo de los mejores espacios para tu evento, teniendo en cuenta elementos como el ambiente, la ubicación, las instalaciones, la acústica, y por supuesto, si se han realizado eventos musicales allí y cuál es el imaginario que tiene el público con respecto a él.

Grupos y artistas

Si tienes pensado organizar un evento musical, deberás tener claro los grupo musicales y/o artistas que quieres que participen.  Hay grupos musicales y artistas de todos los estilos, identifica cuál es el que mejor encaja con el tipo de evento que estás planeando. Aquí deberás considerar la escala del evento, si es algo íntimo o para un momento tranquilo optar por grupo pequeños siempre es una buena opción; ahora, si buscas algo más potente es importante encontrar bandas o artistas del momento.

En este punto es importante determinar si el evento incluye artistas reconocidos, o si por el contrario quieres contar con grupos o bandas que están comenzando su carrera musical. Esto te permitirá hacer un búsqueda más específica, ya sea asistiendo a lugares donde los músicos se reúnen o en redes sociales.

Equipos y tecnología

Durante la organización de eventos musicales debes asegurarte de que todo salga perfecto y que los asistentes tengan una buena experiencia. Por ello contar con los equipos de sonido adecuados, la tecnología necesaria y el personal encargado de controlar y dirigir el sonido durante el evento. Es relevante pedir a los artistas una lista de los equipos específicos que necesitan.

Logística del evento

Por último deberás considerar todos los elementos relacionados con la logística del evento, este es un tema bastante amplio pero hay ciertos elementos que deben ser revisados con mucha antelación. La reserva del lugar y los artistas, línea de tiempo para el día del concierto o el festival, marketing, precio y ventas de las entradas, licencias, seguridad y personal son algunas de las cosas que no debes dejar pasar.

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