El protocolo en eventos

Si queremos organizar un evento, lo ideal es tener un protocolo marcado y estipulado, que ayude a la fluidez. Un protocolo es una herramienta de organización y comunicación para hacer que el evento en cuestión sea un éxito rotundo. Una serie de normas o reglas que se aplican para ordenar a las personas que se encuentran en el mismo espacio y jerarquizar los espacios que se ocupan. Sigue leyendo y te explicamos la importancia del protocolo en eventos.

Lo más importante para protocolizar un evento es saber si se va a tratar de un acto formal, oficial (promovido por instituciones públicas), informal o no oficial (entregas de premios, conferencias, exposiciones…). Según estas variables, protocolo tendrá unas normas u otras.

ROLES DEL EVENTO

La organización de un evento no es una cosa fácil, por eso mismo es importante que lo lideren personas con una formación especial y que conozcan sobre el tema que van a dirigir. El equipo de organizadores debe estar conformado por 10-12 personas, aunque normalmente están formados por 5 máximo, ya que una sola persona emplea varios roles.

• Project Manager: supervisa al resto de miembros del equipo y es el responsable de la ejecución del evento.
• Coordinador: responsable de coordinar el evento y mantener el contacto principal entre los proveedores, el lugar de celebración, el personal de dicho lugar (fotografía, seguridad, catering), los patrocinadores y voluntarios.
• Planificador: organiza y lidera el desarrollo de la agenda prevista, se asegura de que la programación esté actualizada y llegue a todas las partes implicadas.
• Diseñadores: crean todo el diseño visual para web y materiales impresos (horarios, publicidad, banners, merchandising, señalización…).
• Marketing y comunicación: trabajan mano a mano con los responsables de diseño. Se encargan de que el anuncio del evento llegue al público objetivo.
• Registro y check-in: trabajan con los proveedores de software, configurar el registro, elaborar y administrar credenciales y generar informes.
• Patrocinios: crean espacios de stand, venden oportunidades de publicidad, mantienen el contacto con patrocinadores…

FASES PARA ORGANIZAR UN EVENTO

1. ORGANIZACIÓN PREVIA
   1. Fijar objetivos: se debe de definir qué se quiere comunicar y conseguir, cuál es el motivo del evento y sus mensajes.
   2. Establecer presupuesto: ayuda a ordenar y aclarar los aspectos de la planificación del acto.
   3. Lugar, fecha y hora: suele ser una de las gestiones más difíciles de organizar, por cuestiones de disponibilidad. Si es un evento formal, se celebra en horario laboral y si es informal, en fin de semana.
   4. Invitados
   5. Programa: el timing debe de ser preciso.
   6. Infraestructura: Se debe disponer de un esquema que permita visualizar cómo serán los espacios, los recorridos, los diseños o grafismos, el listado de invitados o presupuesto, etc.
2. DURANTE EL EVENTO
   1. Anfitrión: es la persona responsable de la organización y realizar el evento.
   2. Recepción de invitados: Se deben convocar a los invitados entre 30 minutos y una hora antes de que el evento comience.
   3. Discursos: se deben de organizar siguiendo una jerarquía.
   4. Catering
3. POST-EVENTO: una vez finalizado el evento, llega una de las partes más importantes: la valoración. Es momento de analizar, corregir errores y confirmar los aciertos que han ocurrido, para tenerlo en cuenta en futuros eventos.

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